Hướng dẫn sử dụng Mail Merge để tạo Mail hàng loạt (Phần 2)

Thực hiện Mail Merge

>> Hướng dẫn sử dụng Mail Merge để tạo Mail hàng loạt (Phần 1)
>> Một số thủ thuật trong word 2007 – Phần 3

1. Mail Merge Wizard

Để thực hiện một thư hợp nhất, chọn Start Mail Merge trên tab Mailings và sau đó chọn Step by Step Mail Merge Wizard.

Trình Wizard sẽ mở ra một cửa sổ bên phải tài liệu. Cửa sổ này có thể di chuyển bằng chuột đến một vị trí mới trên màn hình và bạn cũng có thể thay đổi kích cỡ của nó.

Hướng dẫn sử dụng Mail Merge để tạo Mail hàng loạt (Phần 2)

Để thực hiện merge mail cần phải qua 6 bước, bạn làm theo hướng dẫn bằng cách chọn những tùy chọn phù hợp rồi nhấn Next ở dưới cùng của hộp thoại, nếu muốn quay lại thì nhấn vào Previous.

Trong Bước 1, trình Wizard sẽ mở ra với một câu hỏi bạn muốn loại tài liệu nào để thực hiện mail merge như Letters (thư), E-mail messages (email), Envelopes (bao thư), Lebels (nhãn mác) hay Directory (Thư mục).

2. Cách tạo tài liệu chính cho mail merge

Hướng dẫn sử dụng Mail Merge để tạo Mail hàng loạt (Phần 2)

Hãy thử click vào tuỳ chọn Envelope (phong bì), trong Bước 2 của Wizard để chọn kích thước và các tuỳ chọn in ấn cho phong bì của bạn.

Bước thứ hai bắt đầu thiết lập tài liệu khởi đầu. Bạn có thể sử dụng tài liệu đang mở, thay đổi cách trình bày của tài liệu hoặc chọn tài liệu khác.

Chọn Change document layout, sau đó click vào Envelope options nếu bạn muốn thay đổi kích thước phong bì.

Chọn Start from existing document nếu bạn có một phong bì lưu trước đó mà bạn muốn sử dụng mail merge, nhưng màn hình của bạn hiện đang mở một mở tài liệu trống, chọn tùy chọn này là nơi để thay thế các tài liệu trống đó cho phong bì của bạn.

Chọn Use the current document có nghĩa bạn bắt đầu với một tài liệu trống.

3. Kết nối đến danh sách người nhận

Bước 3: Bạn chọn danh sách người nhận có sẵn hoặc bạn có thể tạo một danh sách mới. Trong bước này, bạn kết nối với những danh sách thông tin người nhận mà bạn muốn trộn vào vào các tài liệu của bạn. Bạn có ba lựa chọn:

Hướng dẫn sử dụng Mail Merge để tạo Mail hàng loạt (Phần 2)

Chọn Use an existing list nếu bạn đã có một danh sách người nhận có chứa những thông tin bạn muốn hợp nhất, hãy chọn đường dẫn cho file danh sách này.

Chọn Select from Outlook contacts nếu bạn đã có danh sách liên lạc trong Outlook. Sau đó chọn Choose Contacts Folder để xác định vị trí file.

Chọn Type a new list nếu bạn chưa có danh sách người nhận. Danh sách mới được lưu như là một cơ sở dữ liệu Access với kiểu file là (.MDB) trong thư mục My Data Sources, nơi mà tài liệu của bạn cũng như thư mục được lưu vào đó. Và bạn cũng có thể tái sử dụng lại cho những lần trộn thư sau này.

Cách tốt nhất là bạn nên lưu các file danh sách là trong My Data Sources hoặc trong thư mục My Documents để thuận tiện cho mail merge. Tuy nhiên, bạn cũng có thể kết nối với bất kỳ danh sách thông tin người nhận nào từ vị trí trên máy tính của bạn hoặc từ máy chủ.

4. Chọn danh sách người nhận trong email của bạn

Hướng dẫn sử dụng Mail Merge để tạo Mail hàng loạt (Phần 2)

Bạn có thể chọn, phân loại, lọc danh sách và thông mà bạn muốn trong tài liệu. Sau khi kết nối với danh sách người nhận, chọn danh sách những người bạn muốn gửi thư.

Bạn hãy làm tất cả trong hộp thoại Mail Merge Recipients, hộp thoại này sẽ tự động mở ra sau khi bạn kết nối hoặc tạo ra danh sách mới.

- Tất cả những người nhận đều có một dấu chọn gần bên tên của họ, bạn có thể xóa dấu chọn này cho từng người.

- Lọc danh sách người nhận bằng cách click Sort… để chọn tên cột mà bạn muốn xem lại và sắp xếp. Click Filter… để nhập tên trường hoặc các giá trị trong danh sách người nhận mà bạn muốn. Click Find duplicates… để chạy một báo cáo xem có sự trùng lặp trong danh sách danh sách hay không . Click Find recipient… để xem thông tin một người nhận nào đó. Đối với Validate addresses… thì bạn phải có một chương trình dò lỗi địa chỉ thì mới thực hiện được chức năng này.

5. Sắp xếp tài liệu chính

Có rất nhiều cách để bạn thay đổi bảng mục lục.

Hướng dẫn sử dụng Mail Merge để tạo Mail hàng loạt (Phần 2)

Trong bước 4 bạn sắp xếp lại tài liệu có nghĩa là đặt nội dung vào tài liệu, nó bao gồm

• Thông tin còn lại trong mỗi copy đã merge.

• Vị trí định sẵn – Placeholders (fields) cho thông tin người nhận trong mỗi bản sao đã được trộn.

Cách nhanh nhất thêm một địa chỉ là click Address block trong Wizard. Ban đầu nó sẽ thêm «AddressBlock» trên lá thư (envelope), bao gồm họ tên, địa chỉ, thành phố,tỉnh thành, mã bưu điện.

6. Xem lại mail merge

Bước thứ 5: Bạn có thể xem lại kết quả thực hiện trước khi hoàn tất việc trộn thư. Trong bước này bạn vẫn có quyền thay đổi bằng cách thêm hay bớt các trường (field), hạn chế người nhận hay điều chỉnh lại thông tin.

Hướng dẫn sử dụng Mail Merge để tạo Mail hàng loạt (Phần 2)

Sau khi bạn thêm tất cả nội dung và field trong tài liệu, bạn có thể xem lại tài liệu được trộn sẽ trông như thế nào. Trong bước 5 này bạn sẽ có một số chọn lựa:

• Nếu mọi thứ trông có vẻ không ổn thì click Previous để trở lại bước thứ 4 để bạn có thể thêm, xóa,… hoặc sửa lại thông tin cho đúng.

• Nếu mọi thứ đều ổn, click 2 lần vào nút >> ở trên đầu cửa sổ Wizard để duyệt những trang tiếp như hình bên trên.

• Nếu bạn muốn xem tài liệu đã được trộn của một người nhận cụ thể nào đó thì click Find a recipient. Khi bạn xem qua tài liệu, bạn có thể bỏ bất cứ người nhận nào trong danh sách bằng cách click Exclude this recipient.

• Nếu bạn nhận ra rằng trong danh sách có một số người nhận mà bạn không muốn có thì hãy click Edit recipient list, hộp thoại Mail Merge Recipients sẽ mở ra để bạn có thể bỏ chọn một hoặc nhiều người nhận trong danh sách.

7. Bước thứ 6: Hoàn tất việc merge

Khi đã hài lòng với những tài liệu merge sau khi xem lại và bạn sẵn sàng in, clickPrint để mở hộp thoại Merge to Printer, nhập thông tin về số trang cần in, sau đó nhấn OK.

Hướng dẫn sử dụng Mail Merge để tạo Mail hàng loạt (Phần 2)

Trong bước thứ 6 này bạn cũng còn cơ hội để thay đổi: Nếu bạn vẫn muốn xem lại kết quả hoặc điều chỉnh một bao thư (envelopes) cụ thể nào đó, hãy click Edit individual envelopes, thì nó sẽ tạo ra một bản trộn riêng bao gồm tất cả bao thư trong một tài liệu Word mới. Sauk hi xem lại hoặc sửa chữa các bao thư với tài liệu mới này, bạn có thể in ấn chúng.

Hoặc bạn có thể lưu trữ tài liệu và sẽ in ấn sau. Nếu bạn muốn giữa lại những thay đổi bạn đã thực hiện với bao thư cụ thể nào đó, hãy chắc chắn rằng mình đã lưu trữ tài liệu này. File này sẽ được lưu độc lập với tài liệu chính.

8. Giới thiệu mail merges bằng cách sử dụng Ribbon

Các lệnh trong Tab Mailings luôn sẵn sàng khi bạn thực hiện các bước trong trình wizard

Ribbon cũng là một cách hữu ích để tạo một Mail Merge và quá trình xử lý rất giống với các bước trong trình Wizard. Bằng cách sử dụng thanh Ribbon, bạn sẽ có thể truy cập vào nhiều tính năng hơn, chẳng hạn như tự động kiểm tra tìm lỗi trước khi bạn hoàn tất việc hòa trộn. Ngoài ra còn có những yếu tố nâng cao, chẳng hạn như sử dụng các trường để thể hiện các thao tác hoặc tính toán trong tài liệu.

Hướng dẫn sử dụng Mail Merge để tạo Mail hàng loạt (Phần 2)

Những lệnh bạn dùng trên Tab Mailings trong bốn nhóm sau:

- Start Mail Merge: Đây là điểm bắt đầu từ nơi bạn chọn một loại tài liệu và sau đó chọn, tạo, hoặc chỉnh sửa danh sách người nhận.

- Write & Insert Fields: Đây là nơi bạn có thể chèn các Merge Field và sử dụng Rulesđể thể hiện các thao tác tính toán cho tài liệu.

- Preview Results: Bên cạnh việc xem lại tài liệu đã hòa trộn, bạn có thể sử dụng tính năng kiểm tra lỗi một cách tự động.

- Finish: Hoàn thành merge và kết hợp các tài liệu cá nhân của bạn vào một tài liệu toàn diện, hay in chúng ra hoặc gửi thư điện tử.

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *


*