Sau khi soạn thảo xong một file trong Word, bạn có thể bảo vệ file này, theo dõi sửa đổi hay ngăn người khác mở xem bằng các cách sau đây:

Word 2007

Theo dõi sửa đổi:

Mở văn bản cần thực hiện, chọn vào thẻ Review. Tiếp tục chọn các chức năng với các cấp độ bảo vệ khác nhau:

- Để lưu lại những thay đổi trong quá trình chỉnh sửa: Vào ô Track Changes, con trỏ chỉ xuống chọn tiếp Track Changes, ô này sẽ sáng lên. Khi đó mọi thao tác chỉnh sửa văn bản tiếp theo sẽ được ghi dấu lại. Trong cấp bảo vệ này, theo mặc định Word sẽ đánh dấu những đoạn chỉnh sửa bằng màu đỏ.

Chức năng này cũng rất tiện lợi khi bạn muốn sửa nội dung văn bản cho một người nào khác mà vẫn để họ biết được bạn đã sửa những gì giúp họ. Khi muốn chọn chấp nhận những sửa đổi này, bạn có thể nhấn chuột phải vào từng đoạn đã chỉnh sửa (đoạn màu đỏ) chọn Accept Change, nếu muốn quay lại như ban đầu (khi chưa chỉnh sửa) thì chọn Reject Change. Nếu muốn chấp nhận (hoặc từ chối) tất cả những gì đã chỉnh sửa thì vào ô Accept (hoặc Reject) trong khung bên cạnh, con trỏ chỉ xuống chọn Accept All Changes in Document (hoặc Reject All Changes in Document).

Muốn bỏ chức năng ghi lại nội dung chỉnh sửa, chỉ cần click lại vào ô Track Changes

- Để bảo vệ tuyệt đối nội dung văn bản:  Vào ô Protect Document, con trỏ chỉ xuống chọn Restrict Formating and Editing. Khung cửa sổ nhỏ hiện ra bên phải văn bản, tích vào các ô lựa chọn rồi nhấn vào Yes, start enforcing protection. Khung yêu cầu nhập password hiện ra, bạn nhập password hai lần và chọn OK.

Để gỡ bỏ bảo vệ, chọn Stop Protection, nhập password khi có yêu cầu.

Ngoài ra, bạn cũng có thể đặt thuộc tính Read Only cho file văn bản nhằm chống lại việc lưu hay cập nhật nội dung file. Bạn thực hiện việc này bằng cách: ở cửa sổ Windows Explorer, bấm chuột phải lên file cần thực hiện rồi chọn Properties, bấm thẻ General ở cửa sổ hiện ra, đánh dấu chọn mục Read-only.

Không cho mở file:

Ở hình thức bảo vệ trên, người xem vẫn có thể mở được file nhưng không chỉnh sửa được file. Còn ở hình thức này chúng ta sẽ đặt password để ngăn chặn việc mở file.

Nhấp vào biểu tượng Office phía trên góc trái > chọn Prepare > chọn Encrypt Document. Trong hộp thoại hiện ra, ta nhập mật khẩu vào mục Password > nhấp OK. Xác nhận lại Password > nhấn OK. Từ bây giờ, mỗi khi mở file văn bản này, Word sẽ hiển thị cửa sổ yêu cầu nhập Password. Chỉ người nào biết Password mới có thể coi được nội dung. Nếu muốn hủy bỏ, chúng ta chỉ việc vào hộp thoại Encrypt Document để xóa Password bảo vệ.

Vô hiệu hóa mọi hình thức sửa, mở:

Ở cách này các bạn có thể áp dụng cho mọi loại tệp không riêng gì word. Cách thức là “tung hỏa mù” không cho phép ai khác ngoài bạn biết định dạng file và dẫn đến việc họ cũng không biết phải mở file đó theo chương trình gì.

Trước tiên phải cài đặt cho máy tính của bạn cách hiển thị file đi kèm thông tin định dạng (đuôi file) bằng cách: Vào Control Panel, chọn Folder Options. Trong thẻ View, bỏ dấu tích trước ô Hide extensions for known file types và nhấn OK.

Khi đó, ở cửa sổ Windows Explorer, trong folder chứa file, bạn đã có thể nhìn được định dạng file phía sau tên file. Chọn rename để đổi tên file, bạn sửa đuôi file thành một đuôi bất kỳ nào khác. Chẳng hạn file có tên là: ABC.docx. Bản sửa lại là ABC.exe hay ABC.psd v…v. Như vậy người khác sử dụng máy của bạn cũng ko biết đích thực file ABC này phải mở bằng chương trình nào.

Tuy nhiên sử dụng cách thức này cũng khá mạo hiểm, vì một khi chính bạn quên mất định dạng thực sự của file thì bạn cũng phải vất vả đi mò lại định dạng gốc để mở được, mà có khi mò cũng không ra kết quả.